mercoledì 31 maggio 2017

È possibile migliorare i processi senza usare il Digital Process Discovery?

Se ti stai chiedendo cosa sia il Digital Process Discovery (o meglio l’Automated Business Process Discovery – APBD) e hai sentito che potrebbe influenzare il modo in cui la tua azienda analizzerà i processi e le performance, questo post fa per te!
In 5 punti, sono raccolti i motivi per cui il Digital Process Discovery, chiamato anche process mining; (per un approfondimento sul tema, potete cliccare QUI oppure QUI oppure leggete i post più vecchi di questo blog) potrà aiutarti nel supportare il miglioramento della tua organizzazione e dei suoi processi.




Vediamo quali sono questi punti:
1. Pensi che devi migliorare i tuoi processi?
2. Vuoi conoscere nel dettaglio i tuoi processi?
3. Di quanto devi migliorare?
4. Le performance sono in linea con quanto pianificato?
5. Sai dove concentrare esattamente tutti gli sforzi di miglioramento?

Vediamo con maggior dettaglio

1. Persegui il miglioramento continuo?
Hai esaminato i processi dal punto di vista dei dati, e delle informazioni, che lo attraversano?
Il miglioramento dei processi aziendali, è un tema discusso e implementato da decenni, ma molte aziende lo stanno ancora facendo con metodi tradizionali, caratterizzati da e soggettività e incompletezza come workshop, interviste, documentazione manuale...
Se la tua organizzazione adotta ancora un approccio tradizionale e non sfrutta l'abbondanza di dati presenti nei sistemi IT aziendali, l’approccio Digital Process Discovery può essere un importante supporto alla tua attività BPM.

2. Vuoi conoscere nel dettaglio i tuoi processi?
Come è possibile avere una vera mappa del/i processo/i attuali (“As Is”) per descrivere come effettivamente si ottiene il valore dai nostri processi?
Il Digital Process Discovery ci viene in aiuto, consentendoci di risparmiare molto tempo e limitando gli sforzi. Basta prendere i dati dai sistemi e, con pochi accorgimenti, ottieni ottime mappe di processo. Non solo, ma le mappe sono basate su quello che effettivamente è accaduto, si basano su fatti obiettivi.
Per avere degli approfondimenti sul tema del process mapping cliccate il LINK

3. Di quanto devi migliorare?
Dato che sono abbastanza sicuro che la tua azienda abbia la necessità di migliorare, il tema è di quanto, realisticamente, dovete migliorare e in quali aree? Sapete quali unità della tua organizzazione stanno facendo meglio e perché?
Rispondere in modo preciso e puntuale a queste due, semplici, domande è fondamentale prima di intraprendere qualsiasi piano di miglioramento, per questo sono necessarie informazioni puntuali, KPI di processo che permettono di avere un obiettivo realistico.
Perchè l’uso regolare di KPI sono molto utili nella fase di monitoraggio, ma in fase di analisi è importante conoscere e comprendere anche fenomeni infinitesimali, come i singoli ordini, commesse, o altro ancora, per verificare il vero orientamento al processo dell’organizzazione. Il Digital Process Discovery permette di rivelare il potenziale inutilizzato disponibile nell'organizzazione e a quale livello è impostato, eventuali benchmark per confrontare le prestazioni delle diverse aree dell’organizzazione.
Queste informazioni si possono ottenere in molti modi, il Digital Process Discovery ci può aiutare a farlo molto velocemente, con un livello di certezza ed affidabilità delle informazioni molto alta!




4. Le performance sono in linea con quanto pianificato?
Sei sicuro che tutti i processi si svolgano come sono stati pensati?
Se hai riconosciuto la necessità di aumentare l'efficienza, non sarei sorpreso se ti riconosci anche in questo punto. Per esempio, potresti avere delle criticità con i tempi di esecuzione o con il livello di automazione programmato. I clienti non ottengono ciò che hanno richiesto, quando lo hanno richiesto e non sei sicuro di sapere il perché, quando i singoli KPI hanno comunque livelli accettabili.
L’approccio Digital Process Discovery permette di analizzare le possibili varianze di processo, con la profondità necessaria, permettendo di capire meglio quello che succede, spiegando il perché succede.


5. Sai dove concentrare esattamente tutti gli sforzi di miglioramento?

A questo punto, ti sarà abbastanza chiaro che è necessario prevedere un intervento migliorativo, ma dove?
Per non disperdere le risorse disponibili, è bene concentrarsi dove serve, ma da una visione complessiva, sembra che tutto sia a posto, o comunque non si capisce bene dove ci siano criticità.
Applicando strumenti e tecniche di Digital Process Discovery, sarà possibile individuare le aree più critiche. Per capire le differenze e cosa cambiare, è necessario essere in grado di confrontare le prestazioni anche su un livello molto dettagliato per “scavare” nelle vere cause.
Strumenti come QPR ProcessAnalyzer permettono di mettere in evidenza, velocemente e in modo certo, dove è maggiore la necessità di migliorare, e soprattutto, dove si possono ottenere i vantaggi più importanti.



I cinque punti presentati, dimostrano come sia utile, prima di avviare qualsiasi percorso di miglioramento dei processi avere tutte le informazioni.
Queste informazioni si possono ottenere in vari modi, ma per essere certo di non “sprecare” energie e risorse, è bene basarsi su dati ed informazioni certe, quelle archiviate nei sistemi informativi.
L’Automated Business Process Discovery (process mining) ci consente questo, permettendoci di intervenire dove realmente serve!

Mi piacerebbe conoscere e condividere le vostre esperienze, scrivetemi che ne parliamo.

Nessun commento:

Posta un commento

Printfriendly